Exclusivo: bioMérieux Brasil fala sobre garantia da integridade dos dados com testes microbiológicos automatizados

Veja material exclusivo da revista Analytica sobre a garantia da integridade de dados com Testes Microbiológicos feito pela empresa multinacional de biotecnologia bioMérieux.

Autores: Dra. Sandra Gay, Dr. Yves Samson, Dr. R. D. McDowall

Tradução: Maria Fernanda Areal¹ e Marco Aurélio Floriano Piantola²

Os testes microbiológicos na indústria farmacêutica têm importância para o monitoramento ambiental, testes de esterilidade e identificação de micro-organismos e devem seguir as normas de Boas Práticas de Fabricação (BPF), sendo uma das mais importantes a manutenção da integridade de dados gerados nos laboratórios de controle de qualidade.

Os testes microbiológicos, na sua maioria são manuais e seus resultados dependem de observação, o que permite a manipulação destes resultados. Além disso, as análises microbiológicas podem levar de 3 a 7 dias para o monitoramento ambiental e 14 dias para os testes de esterilidade. A integridade destes dados pode ser comprometida caso seja necessária a liberação de um lote antes dos 14 dias, ou no caso de grandes volumes de amostras de monitoramento ambiental sendo processadas ao mesmo tempo.

Devido a estas e outras questões de integridade de dados, várias autoridades reguladoras, como Food and Drug Administration (FDA), Agência Reguladora de Medicamentos e Produtos de Saúde (MHRA), Organização Mundial da Saúde (OMS), o programa de cooperação em inspeção farmacêutica (PIC / S) e a Agência de Medicamentos (EMA), bem como o Fórum GAMP publicaram diretrizes de integridade de dados na indústria.

Após a leitura destas diretrizes surgem as seguintes perguntas:

• Quais controles adicionais são necessários, se um laboratório continuar a funcionar manualmente?
• Por que as agências reguladoras estão sugerindo fortemente a automatização de processos para garantir a integridade dos dados?

Também é importante entender que a integridade dos dados não é apenas a conformidade com o 21 CFR 11 (Registo final das assinaturas eletrônicas e registos eletrônicos) ou Anexo 11 da GMP e capítulo 4 da EU (sistemas informatizados e documentação, respectivamente).

A integridade dos dados afeta um laboratório de microbiologia mesmo que não automatizado. Além disso, a integridade dos dados em uma organização regulamentada requer liderança da direção para garantir uma cultura aberta onde erros podem ser admitidos e usados para melhorar os processos.

Se um laboratório quiser continuar a trabalhar manualmente, há mudanças necessárias para garantir a integridade dos dados. Por exemplo, a orientação de integridade de dados do FDA sobre como devem ser o controle dos formulários em branco?

A FDA recomenda que, se usados, formulários em branco (por exemplo, planilhas) sejam controlados pela unidade de qualidade ou outro método de controle de documentos. Por exemplo, formulários numerados em branco podem ser emitidos conforme a necessidade e reconciliados após a conclusão de todos os formulários emitidos. Formulários incompletos ou errôneos devem ser mantidos como parte do registro permanente, juntamente com a justificativa para a sua substituição.

No entanto, a orientação de integridade de dados PIC / S vai além, exigindo o controle do mestre modelos, bem como o controlo rigoroso dos formulários em branco, e impressão em papel colorido que não está disponível em áreas de laboratório.

As agências reguladoras também estão exigindo mudanças na maneira de trabalhar dos laboratórios. Por exemplo, a orientação da OMS para a manutenção da integridade de dados:

“… Assegurando que a captura de dados automatizada ou impressoras estejam conectadas e conectadas ao equipamento…… para assegurar a gravação independente e atemporal dos dados.”

Isso é importante, pois se a contagem de colônias for apenas pela observação, restarão poucos meios de convencer o inspetor de que o trabalho foi realmente realizado. No entanto, apenas tirar fotografias de uma placa de Petri não é um caminho eficaz, pois ainda depende de contagem manual propensa a erros.

A PIC / S, na seção 5.3.3, observa que as empresas devem realizar avaliações de risco de seus processos visando examinar os fluxos de dados para geração de dados e considerar:

• Complexidade do processo;
• Métodos de geração, armazenamento e retirada de dados e sua capacidade de garantir a precisão dos dados, legibilidade, indelebilidade;
• Consistência do processo e grau de automação / interação humana;
• Subjetividade do resultado.

Como observado anteriormente, a leitura manual da placa é subjetiva, imprecisa e propensa a erros.

Como os laboratórios melhorarão o processo? − Desde 1992, com a primeira divulgação do Anexo 11, deveria ter sido reconhecido que a conformidade requer controles tanto processuais como técnicos. A soma desses arranjos representa o esforço geral de conformidade e, finalmente, o nível de conformidade alcançável.

A especificidade desta abordagem de dupla conformidade é que as fraquezas técnicas podem ser equilibradas em certa medida, através de controles processuais. No entanto, tais controles processuais – ou seja, POPs – estão exigindo em termos de recursos humanos e esforços de controle, bem sabendo que os controles manuais e processuais são geralmente menos confiáveis do que os controles automatizados (técnicos) qualificados.

Essa realidade deveria ter sido o gatilho desde muitos anos para exigir, especificar, implementar e qualificar controles técnicos adequados para garantir a conformidade com um nível razoável de esforços e recursos, mesmo que alguns controles processuais permaneçam necessários.

Para ser capaz de atingir a conformidade de maneira eficiente, os controles técnicos devem ser implementados nativamente no sistema informatizado, reduzindo assim o alcance e a extensão dos controles processuais necessários, permitindo limitar significativamente o esforço processual.

Automação versus papel na microbiologia − Acredita-se em grande parte que a microbiologia é o último bastião de amostragem e manipulação manual, permanecendo longe de qualquer solução possível de integridade de dados. No entanto, isso não é necessariamente verdade. A integridade dos dados é uma cultura da empresa, alcançável com papel e soluções manuais.

O risco de erro é aumentado, e mesmo com toda a boa vontade, o manuseio de placas de Petri, seja certificando-se da temperatura de incubação, contagem correta de dias de incubação, leitura e enumeração de qualquer potencial crescimento, transcrição dos resultados mesmo que para um formato eletrônico, são todas atividades que são propensas a erros quando são baseadas em papel.

O impacto do erro no laboratório de Controle de Qualidade é complexo. Sem dúvida, o maior risco é o impacto na saúde do paciente quando o erro induz uma contaminação não detectada. O manuseio destes dados geralmente requer um segundo leitor para validá-los, e qualquer erro exigirá invalidação do teste.

O tempo e os recursos destinados a esse gerenciamento de dados prejudicam seriamente a produtividade laboratório de microbiologia, além do aumentado risco de não ser compatível em uma inspeção ou auditoria.

A integridade dos dados, quando levada a sério, pode ser um parceiro de produtividade para o laboratório de microbiologia. Por exemplo, usar sistemas como leitores de incubadoras de placas de Petri contribuirá para estabilizar os processos de controle de qualidade microbiológica e agilizar o fluxo de trabalho através de automação completa do controle de qualidade tradicional.

Integridade de dados não é apenas um conceito teórico projetado para tornar as inspeções mais difíceis. Pode realmente agregar valor às empresas farmacêuticas, aumentando a produtividade, economizando custos, produzindo menos erros, além de exigir menos recursos para leitura dupla, invalidação de testes e relatório de dados. Esses sistemas também ajudam as empresas farmacêuticas a reagir mais rapidamente a alertas para resultados fora da especificação nas amostras de enumeração ou oferecem a possibilidade de voltar às placas e rever padrões de crescimento.

A conformidade com 21CFR11 mencionada na documentação do instrumento garante que o sistema inclui controles técnicos e de procedimentos que contribuem para a integridade dos dados. O 21CFR11 é apenas uma parte da imagem maior da integridade dos dados.

Um sistema de controle microbiológico na indústria farmacêutica deve fornecer dados ALCOA+ (Atribuível, Legível, Contemporâneo, Original, Exato, Completo, Consistente, Durável, Disponível) com uma trilha de auditoria. Qual é o uso de uma trilha de auditoria ilegível ou que apresenta um conjunto de dados não selecionados, no dia em que a empresa farmacêutica é inspecionada?

Os dados disponíveis durante a trilha de auditoria podem ser simplesmente uma rotina de pesquisa incorporada na trilha de auditoria para ajudar a indústria farmacêutica a se concentrar no que realmente importa.

A integridade dos dados é uma cultura da empresa que vai além do 21CFR11, trilhas de auditoria ou códigos de barras. Esse é um bom começo, é claro. É tão importante garantir que o fornecedor do sistema tenha integridade de dados como uma mentalidade dentro de sua própria empresa. Como afirmado por um grupo de especialistas no relatório técnico PDA 33:

“Os fornecedores devem ter um sistema de qualidade apropriado para projetar, fabricar, testar e liberar os equipamentos, software, reagentes e consumíveis em toda a tecnologia. Implementação nos processos de desenvolvimento das ferramentas de fornecedores, como matrizes de rastreabilidade, são princípios básicos para a integridade dos dados incorporados ao ciclo de uso dos instrumentos ou soluções que no final será usada para garantir que o produto seja seguro para a saúde do paciente”.

¹Mestre em Ciência de Alimentos pela UFRJ e Gerente de Marketing Indústria da bioMérieux

² é Assessor Científico da bioMérieux.